Nota fiscal do MEI: quando é obrigatória e o que acontece se você não emitir
Para empresa, sempre, em qualquer valor. Para pessoa física, só se ela pedir. E a nota que você deixou de emitir some do seu histórico de renda justamente quando você precisa dele.
A regra é mais simples do que parece, e ela tem duas metades. Quando você vende ou presta serviço para uma empresa, a nota é obrigatória, em qualquer valor. Quando o cliente é pessoa física, a emissão só é obrigatória se ele pedir.
Cliente com CNPJ: nota sempre. Cliente pessoa física: nota se ele pedir. Não existe valor mínimo que dispense a primeira situação.
Existe uma exceção na regra da empresa: quando a própria empresa que compra emite nota fiscal de entrada da operação, o MEI fica dispensado de emitir. Na prática isso aparece pouco, e o caminho seguro é combinar antes com o cliente quem emite o documento.
Onde se emite, na prática
- Serviço: pelo Portal Nacional da NFS-e, que hoje concentra a emissão para o MEI na maior parte dos municípios. O acesso é pelo gov.br.
- Produto: pelo sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado, ou por um emissor integrado, porque a nota de mercadoria é a NF-e.
Vale conferir a regra do seu município antes da primeira emissão. A obrigação é federal, mas o cadastro e a inscrição municipal ainda variam de cidade para cidade.
O custo de não emitir aparece depois
A parte que mais pesa não é a multa. É que a nota é o registro do que você faturou, e é ela que sustenta a sua renda quando alguém pede comprovação: financiamento, aluguel, cartão com limite maior, perícia do INSS.
Quem trabalha há anos sem emitir chega nesse momento com um faturamento que só existe no extrato pessoal, misturado com o dinheiro da casa. Do lado de fora, isso não se parece com renda de empresa.
A fiscalização hoje cruza dados: recebimento em maquininha, movimentação bancária e declaração anual do MEI. Faturamento alto e nota baixa é uma diferença que aparece sozinha.
Um hábito que resolve
Emitir na hora da venda, sempre, mesmo quando o cliente não pede. Leva menos de um minuto, mantém o seu registro de renda em dia e faz a sua declaração anual bater com a realidade sem trabalho de arqueologia em janeiro.